El proceso de Coordinación de Actividades Empresariales. Primera etapa – la Contratación

La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es un proceso esencial para garantizar la seguridad y salud en los entornos laborales donde concurren varias empresas trabajando. No debe verse como una acción aislada, sino como un conjunto de etapas interrelacionadas que permiten una gestión efectiva de la prevención de riesgos laborales. Hoy hablaremos de la primera etapa: la de Contratación.

Para que la CAE sea eficaz, es fundamental la implicación de todas las unidades organizativas y niveles jerárquicos. La integración de la Prevención de Riesgos Laborales (PRL) en cada una de las etapas es clave para el éxito del proceso, ya que se debe asegurar un flujo de información adecuado y una toma de decisiones coordinada entre todas las partes implicadas.

Para que el proceso transcurra de la manera adecuada, las distintas empresas concurrentes establecerán los medios de coordinación más apropiados a cada situación, con la finalidad de facilitar el intercambio de información, la toma de decisiones, la adopción de acuerdos, la implantación de medidas y el seguimiento de las mismas.

Las etapas que conforman el proceso de la CAE son:

1. Contratación.
2. Planificación y organización.
3. Ejecución y control.
4. Finalización y evaluación del desempeño.

La primera etapa es la contratación, en la cual el titular del centro de trabajo debe garantizar que las empresas o personas trabajadoras contratadas cuenten con la información necesaria sobre los riesgos y condiciones del entorno laboral. Un error frecuente en la gestión de la CAE es no proporcionar esta información desde el inicio, lo que puede derivar en accidentes, incumplimientos normativos y conflictos durante la ejecución de los trabajos.

 

¿Cuáles son los pasos clave que hay que dar durante esta etapa de contratación?

1- Recopilación de información preventiva por parte de el/la titular del centro de trabajo

• Identificación de los riesgos del centro de trabajo (accesos, zonas de trabajo, instalaciones, sustancias peligrosas, etc.).
• Evaluación de las medidas preventivas existentes y necesidades adicionales.
• Requisitos específicos como nivel de especialización, certificaciones (ej. Registro de Empresas con Riesgo de Amianto – RERA), y documentos preventivos requeridos.
• La información recopilada debe ser precisa y actualizable según sea necesario. El nivel de detalle de la información dependerá, entre otros, del grado de peligrosidad de las actividades a desarrollar, del número de empresas concurrentes, del personal expuesto y de la duración de la concurrencia de actividades.

2- Solicitud de presupuestos y selección de empresas por parte de el/la titular del centro de trabajo

• Ella titular del centro solicita ofertas a empresas o trabajadores autónomos que cumplan con los requisitos de seguridad y salud exigidos.
• Se recomienda valorar el historial preventivo de empresas previamente contratadas para trabajos similares. El desempeño preventivo demostrado podrá servir para valorar la conveniencia de tenerles de nuevo en consideración.
• La información preventiva se puede comunicar mediante reuniones, videoconferencias, correos electrónicos o visitas al centro de trabajo.

3- Preparación de ofertas por parte de las empresas concurrentes

• A partir de la información facilitada por el/la titular del centro de trabajo, las empresas interesadas preparan sus ofertas incorporando las medidas preventivas a adoptar, los plazos de ejecución y los recursos humanos y materiales necesarios.
• Si lo consideran necesario pueden solicitar información adicional o realizar una visita al centro de trabajo para completar su análisis.

4- Selección y adjudicación

• El/la titular del centro, una vez analizadas las ofertas elige la empresa o persona trabajadora autónoma que haya integrado adecuadamente los aspectos preventivos en su oferta para llevar a cabo las actividades en las adecuadas condiciones de seguridad y salud.

4- Formalización del contrato

• El/la titular del centro de trabajo y la empresa o persona trabajadora por cuenta propia seleccionada formalizan el contrato en el que se incluyen los requisitos relevantes en materia de PRL.
• El Servicio de Prevención debe estar informado de las actividades contratadas para prestar el asesoramiento necesario a cada una de las unidades de la organización implicadas.

Un proceso de contratación bien estructurado y basado en la prevención minimiza riesgos y sienta las bases para una coordinación efectiva en las siguientes etapas del proceso de CAE, de las que hablaremos en post posteriores.