El proceso de Coordinación de Actividades Empresariales. Segunda etapa – Planificación y organización

Continuamos hablando de la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), un proceso fundamental y muy necesario, gracias al cual se puede garantizar la seguridad y salud en los entornos laborales donde varias empresas trabajan simultáneamente. Si en el post anterior hablábamos de la primera etapa, la Contratación; hoy vamos a centrarnos en la segunda etapa, la de Planificación y organización.

Continuamos hablando de la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), un proceso fundamental y muy necesario, gracias al cual se puede garantizar la seguridad y salud en los entornos laborales donde varias empresas trabajan simultáneamente. Si en el post anterior hablábamos de la primera etapa, la Contratación; hoy vamos a centrarnos en la segunda etapa, la de Planificación y organización.

Estos dos factores, la planificación y la organización, son cruciales para evitar la improvisación, que a menudo está detrás de muchos accidentes en situaciones de concurrencia. Por ello, es básico y esencial ejecutar una planificación previa adecuada de los trabajos, contemplando e incluyendo en ella todos los riesgos y las medidas preventivas necesarias para afrontarlos con seguridad.

La prevención se materializa cuando se pasa del papel a la práctica, lo que implica organizar y preparar todos los medios materiales y humanos para garantizar que los trabajos se realicen de acuerdo con lo previsto, asegurando así la seguridad y salud de las personas trabajadoras.

Es primordial que tanto el/la titular del centro de trabajo como las empresas concurrentes cumplan con sus obligaciones de informar y proporcionar las instrucciones pertinentes al resto de las partes involucradas.

El/la titular del centro de trabajo tiene la responsabilidad de promover, con suficiente antelación, el intercambio de información preventiva entre su empresa y las empresas concurrentes. Para ello, debe establecer un sistema que permita conocer las situaciones de concurrencia en cada momento e identificar a las empresas externas implicadas, así como a cualquier unidad organizativa o persona que pueda verse afectada. Este sistema facilitará el intercambio de información, siendo fundamental que los canales de comunicación estén bien establecidos y que los interlocutores sean claramente identificables y conocidos por todas las partes.

Además, el/la titular del centro de trabajo debe completar la información proporcionada en la etapa de contratación, especialmente en relación con los riesgos que puedan afectar a las actividades de las empresas concurrentes y las medidas preventivas que deben aplicarse, incluyendo las que se deben adoptar en caso de emergencia. La información intercambiada debe ser precisa y relevante; cualquier documento genérico que no se adapte a la realidad de la concurrencia solo generará confusión y desperdiciará recursos.

Cada empresa concurrente, por su parte, debe facilitar información sobre los riesgos específicos que su actividad puede generar y que pueden afectar a las demás empresas. El/la titular del centro de trabajo coordinará este intercambio de información, asegurándose de que llegue a sus destinatarios en tiempo y forma.

En caso de que una empresa subcontrate parte de la actividad, también deberá garantizar el intercambio de información entre el/la titular y la empresa subcontratista, incluso si la contratista no está presente durante la ejecución de los trabajos.

Es importante que el/la titular del centro de trabajo dé instrucciones al resto de las empresas concurrentes sobre los riesgos existentes que puedan afectar a su personal. Para ello, se establecerán los medios de coordinación más adecuados, considerando el grado de peligrosidad de las actividades, el número de empresas concurrentes y la duración de las tareas.

Los medios de coordinación pueden incluir el intercambio de documentación técnica, la disposición de medios informativos en puntos estratégicos, la designación de interlocutores, y la celebración de reuniones conjuntas. Estas reuniones son especialmente recomendables en situaciones peligrosas o complejas, y es fundamental elaborar un acta que refleje la información intercambiada y los acuerdos alcanzados.

Una vez que se ha intercambiado la información y se han impartido las instrucciones necesarias, cada empresa concurrente debe planificar sus trabajos teniendo en cuenta todos los riesgos a los que su personal puede estar expuesto. Esto incluye no solo los riesgos propios de su actividad, sino también aquellos originados por el centro de trabajo y por las actividades de otras empresas concurrentes. La evaluación de riesgos debe contemplar todas las condiciones de trabajo que se puedan presentar durante la ejecución de las actividades.

Antes de comenzar los trabajos, las empresas deben asegurarse de que cuentan con todos los medios necesarios para llevar a cabo las actividades de forma segura. Esto implica verificar que las medidas preventivas acordadas se han implementado, que los equipos y protecciones cumplen con la normativa y están en buen estado, y que el personal está adecuadamente formado e informado sobre los riesgos y las medidas preventivas.